LösungenSteuerberatung & Buchhaltung
Mandantenunterlagen, abgelegt nach Mandantund Wirtschaftsjahr, sobald sie eintreffen.
The Drive AI liest auf jedem Dokument den Mandanten, den Zeitraum und die Formularart und legt es dort ab. Eine Steuererklärung, die elf Unterlagen eines Mandanten braucht, sind dann elf Unterlagen in einem Ordner statt elf Antworten in einem Postfach.
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Kurz gesagt
Wie sollte eine Steuerkanzlei Mandantenunterlagen ordnen?
Erst nach Mandant, dann nach Wirtschaftsjahr, dann nach Dokumentart, denn jede Frage an eine Steuerkanzlei beginnt mit einem Mandanten und einem Zeitraum. The Drive AI liest Mandantenname, Steuerjahr und Formularart auf jedem Dokument und legt es so ab. Ein W-2, das ein Mandant um 23 Uhr mailt, landet ohne Umbenennen im richtigen Ordner.
Was ein gemeinsames Laufwerk nicht kann
- Ein 1099 oder einen Kontoauszug selbst unter dem richtigen Mandanten und Jahr ablegen, anhand dessen, was im Dokument steht, statt wie es benannt wurde.
- Ihnen sagen, welchen Mandanten noch Unterlagen fehlen, solange noch Zeit ist, nachzufragen.
- Auffangen, was als E-Mail-Anhang ankommt, und in der Abgabesaison ist das fast alles.
Das geschieht dort, wo die Dokumente schon liegen: Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, und Workflows können SharePoint, Gmail, Outlook, Slack oder Teams auf Neues überwachen. Es läuft neben QuickBooks, Xero und Ihrer Steuersoftware und ersetzt sie nicht. Dort wird gebucht und gerechnet, hier liegen die Belege dahinter.
Das Problem
Was Sie Zeit kostet
Mandantenordner überall
Unterlagen verteilt auf E-Mail, Desktop, Cloud-Laufwerke und Aktenschränke.
Den einen Beleg finden
20 Minuten Suche nach einem Beleg über 47 $ während einer Prüfung.
Chaos in der Steuersaison
Mandanten schicken Unterlagen in beliebigen Formaten und auf den letzten Drücker.
Elf Antworten, eine Erklärung
Ein Mandant schickt jedes Dokument einzeln, sobald er es hat, in getrennten E-Mails und ohne brauchbaren Dateinamen.
So funktioniert es
Einmal einrichten. Ab dann legt es selbst ab.
Verbinden, wo Dokumente ohnehin landen
Das Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, das die Kanzlei schon nutzt, dazu das Gmail- oder Outlook-Konto, an das Mandanten senden.
Die Ablage einmal beschreiben
Mandant, dann Wirtschaftsjahr, dann Dokumentart. In normaler Sprache gesagt, statt für jeden Mandanten einen Ordnerbaum nachzubauen.
Dokumente legen sich selbst ab
Jeder Eingang wird nach Mandant, Zeitraum und Formularart gelesen, dann abgelegt und benannt. Fotografierte Belege und Scans werden per OCR gelesen.
Fragen, was noch fehlt
„Welche Mandanten haben noch kein K-1 geschickt?“ Beantwortet aus dem, was angekommen ist und was nicht, solange noch Zeit zum Nachhaken ist.
Was Sie fragen können
Fragen in Ihren eigenen Worten
- Wie hoch waren die Gesamtausgaben von Johnson & Co im Q4 2024?
- Finde alle fehlenden W-2s für meine Mandantenliste
- Zeig mir Rechnungen über 5.000 $ aus dem letzten Monat
- Fass die Mandatsvereinbarung von Smith LLC zusammen
- Welche Abschreibungspläne haben wir für ABC Corp?
- Finde alle 1099-NEC-Formulare, die dieses Jahr eingegangen sind
- Vergleiche den Umsatz aller Mandanten mit dem Vorjahr
- Welchen Mandanten fehlen noch ihre K-1-Unterlagen?
Was es tut
Gebaut für die Arbeit in der Steuerkanzlei
Nach Mandant und Wirtschaftsjahr abgelegt
Dokumente werden in eine Struktur aus Mandant, Jahr und Art einsortiert, die aus dem Dokument gelesen wird, sodass ein 1099 von 2025 nie im Ordner eines anderen Mandanten landet.
Unterlagen von Mandanten anfordern
Senden Sie einem Mandanten einen Link für alles, was eine Erklärung braucht. Was er hochlädt, legt sich selbst unter ihm ab, und Sie sehen, was noch aussteht.
E-Mail-Anhänge auffangen
Unterlagen, die als Anhang ankommen, werden erfasst und dem richtigen Mandanten zugeordnet, ohne erst auf einen Desktop heruntergeladen zu werden.
Regeln für jede neue Datei
Legen Sie die Ablageregeln einmal fest, und jedes neue Dokument, ob aus Gmail oder Outlook, Slack oder Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox, wird danach geordnet, ohne dass es jemand anfasst.
Arbeitet dort, wo Ihre Dateien schon liegen
Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass eine Kanzlei vor Ort ordnet und sucht, ohne ihren bisherigen Speicher zu verlassen.
Belege und Auszüge per OCR gelesen
Fotografierte Belege, gescannte Auszüge und gefaxte Formulare werden von der Seite gelesen, sodass ein Beleg über 47 $ nach Betrag und Lieferant auffindbar ist.
Prüfen, bevor abgelegt wird
Jede Regel kann pausieren, bis eine Person sie freigibt, und zeigt genau, was sie tun wird, bevor sie es tut. Nichts Unumkehrbares geschieht ohne Vorschau.
E-Signaturen für Mandatsvereinbarungen
Senden Sie Mandatsvereinbarungen, 8879-Formulare und Einwilligungen zur Unterschrift. Unterschriebene Exemplare legen sich selbst unter Mandant und Jahr ab.
Fragen über jede Mandantenakte
„Zeig mir Rechnungen über 5.000 $ aus dem letzten Monat“. Beantwortet über alle Dokumente, mit der Datei, aus der jede Antwort stammt.
Für jede Rolle
Was jede Person davon hat
Steuerberater öffnen jedes Mandantendokument während des Telefonats, statt zu versprechen, es danach zu suchen.
Buchhalter lassen Belege, Rechnungen und Kontoauszüge sich selbst nach Mandant und Monat ablegen, statt jeden Morgen ein gemeinsames Postfach zu sortieren.
Steuerfachangestellte sehen auf einen Blick, welchen von hundert Mandanten noch ein W-2, ein 1099 oder ein K-1 fehlt, solange noch Zeit ist, nachzufragen.
Finanzvorstände stellen Fragen über Finanzberichte, Compliance-Dokumente und Unterlagen für den Vorstand als einen Bestand.
Steuerkanzleien halten eine Ablagestruktur über jeden Mandanten und jeden Bearbeiter hinweg, sodass eine Übergabe nicht mit Ausgrabungsarbeit beginnt.
Controller holen den Beleg hinter einer Buchung, ohne die Person zu fragen, die gebucht hat, wo sie ihn abgelegt hat.
Im Vergleich
Gegenüber dem Ablegen von Hand
Automatische Ablage nach Mandant
Ordnung nach Wirtschaftsjahr
Daten aus Rechnungen und Belegen
Links zum Anfordern von Mandantenunterlagen
Überblick über fehlende Unterlagen
Arbeitet in Ihrem bestehenden Speicher
Sicheres Teilen mit Mandanten
Verschlüsselung auf Bankniveau
FAQ
Fragen und Antworten
- Wie organisiert man Mandantenunterlagen in einer Steuerkanzlei?
- Erst nach Mandant, dann nach Wirtschaftsjahr, dann nach Dokumentart, wobei jede Datei mit dem Datum im ISO-Format beginnt. Jede Anfrage in einer Steuerkanzlei beginnt mit einem Mandanten und einem Zeitraum, deshalb müssen das die beiden obersten Ebenen sein. Eine identische Struktur für jeden Mandanten ist das, was einem Bearbeiter erlaubt, die Akte eines anderen zu übernehmen, ohne gesagt zu bekommen, wo etwas liegt.
- Wie schicken Mandanten ihre Unterlagen?
- Die Kanzlei sendet jedem Mandanten einen Link, und was er darüber hochlädt, legt sich selbst unter diesem Mandanten und Jahr ab. Der Mandant legt kein Konto an. Als Anhang gemailte Unterlagen werden ebenfalls erfasst, und das zählt, weil in der Abgabesaison die meisten so ankommen, egal worum Sie gebeten haben.
- Kann es mir sagen, welchen Mandanten noch Unterlagen fehlen?
- Es kann Ihnen pro Mandant sagen, was angekommen ist und was nicht, gemessen an den Unterlagen, die eine Erklärung braucht. Das ist die Frage, die sich im Februar lohnt, und die Antwort ist normalerweise auf ein Postfach und das Gedächtnis von jemandem verteilt.
- Muss eine Steuerkanzlei ihre Dateien umziehen?
- Nein. Eine Browser-Erweiterung bringt The Drive AI in Google Drive, OneDrive und Dropbox, sodass Dokumente dort geordnet, umbenannt und durchsucht werden, wo sie schon liegen. Workflows können auch SharePoint, Gmail, Outlook, Slack und Teams überwachen. Nichts wird migriert, und bestehende Links funktionieren weiter.
- Ersetzt das QuickBooks, Xero oder die Steuersoftware?
- Nein. Dort findet die eigentliche Arbeit statt: das Hauptbuch, die Abstimmung, die Erklärung selbst. The Drive AI hält die Belege dahinter und macht sie auffindbar. Es ist der Aktenschrank, nicht die Berechnung.
- Welche Dokumentarten verarbeitet es?
- W-2s, 1099s, K-1s, Bank- und Depotauszüge, Rechnungen, Belege, Mandatsvereinbarungen, Abschreibungspläne und Erklärungen der Vorjahre, als PDF, Bild, Word-Dokument oder Tabelle. Fotografierte Belege und gescannte Auszüge werden per OCR gelesen, statt als flache Bilder gespeichert zu werden.
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Free PDF toolsDiese Steuersaison mit allem an seinem Platz beginnen.
Jede Mandantenunterlage nach Mandant und Jahr abgelegt, sobald sie eintrifft.