KI-Datei-Organizer
Die KI, die Ihre Dateien ordnet,nach dem, was in ihnen steht.
Aus einem Ordner voller scan_0412.pdf und IMG_2291.jpg werden Kunden, Jahre und echte Namen. Einmal fragen für die Dateien, die Sie schon haben. Einmal sagen für jede Datei, die danach ankommt.
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Was Sie fragen können
Sortieren, in Ihren eigenen Worten
Jede Anfrage wird an dem gemessen, was in den Dateien steht, nicht daran, wie sie heißen. Sie vergleichen erst Tools? Unser Vergleich der besten KI-Datei-Organizer testet acht davon.
- Sortiere alles in Clients nach Kunde und JahrLiest jede Datei und schlägt alle Verschiebungen als einen Plan vor. Geben Sie ihn frei, und ein Rückgängig stellt alles wieder her.
- Benenne jeden Scan in diesem Ordner nach dem, was er wirklich istBenennt jede Datei nach ihrem Inhalt: die Parteien, die Dokumentart, das Datum auf der Seite.
- Leg jeden Mietvertrag unter seiner Immobilie und Einheit abLegt die nötigen Ordner an und verschiebt die Mietverträge hinein, benannt nach Mieter und Mietbeginn.
- Teile dieses Onboarding-Paket auf und leg jedes Formular abTeilt das PDF auf, benennt jedes Formular und legt es unter der jeweiligen Person ab.
- Sortiere diese 200 Belege nach SteuerkategorienLiest jeden Beleg und legt ihn nach Kategorie und Jahr ab, ob gescannt oder nicht.
- Leg ab jetzt E-Mail-Anhänge nach Absender und Thema abWird zu einem Workflow und läuft bei jedem Anhang, der danach ankommt.
Workflows
Say it once. It runs on every file that arrives after that.
Beschreiben Sie die Aufgabe einmal. Jede neue Datei wird gelesen und richtig abgelegt, egal woher sie kommt.
You see every step before it runs, and any run can be replayed.
So funktioniert es
Verbinden. Sagen, wie. Freigeben.
Verbinden oder hochladen
Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox oder ein Ordner auf Ihrem Mac. Scans werden per OCR gelesen.
Sagen, wie Sie es wollen
Nach Kunde und Jahr, nach Immobilie und Einheit, nach Kategorie. Ein Satz, und er gilt für jede Datei im Ordner.
Den Plan freigeben
Jede Verschiebung und Umbenennung wird gezeigt, bevor sich etwas ändert. Dateien, die sich nicht zuordnen lassen, bleiben, wo sie sind, und ein Rückgängig stellt alles wieder her.
FAQ
Fragen und Antworten
Woher weiß er, wohin eine Datei gehört?
Er liest die Datei. Eine gescannte Rechnung wird nach Lieferant und Datum auf der Seite abgelegt, nicht nach dem Namen, den der Scanner ihr gegeben hat. Eine Datei, die er nicht zuordnen kann, bleibt, wo sie ist, und wird im Plan aufgeführt, damit nichts geraten wird.
Kann er Dateien organisieren, die schon in Google Drive, OneDrive, SharePoint oder Dropbox liegen?
Ja, mit Max und Team. Der Assistent liest das Laufwerk dort, wo es ist, schlägt die Änderung als einen Plan vor und führt sie nach Ihrer Freigabe im Laufwerk aus. Verschieben und Umbenennen lassen sich rückgängig machen. Gelöschte Dateien lassen sich ebenfalls wiederherstellen, auch in Dropbox.
Funktioniert das mit gescannten PDFs und Fotos von Dokumenten?
Ja. Gescannte Dokumente und Fotos werden per OCR gelesen und so genau abgelegt wie digitale Dateien.
Und Dateien, die laufend neu ankommen?
Beschreiben Sie die Aufgabe einmal als Workflow. Jede neue Datei, ob aus einem Upload, Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams oder einem verbundenen Laufwerk, wird gelesen und genauso abgelegt, und der Workflow kann eine Person um Freigabe bitten, wenn er unsicher ist.
Was, wenn er etwas falsch macht?
Jedes Organisieren ist ein Plan, den Sie zuerst freigeben, und jeder Plan lässt sich danach in einem Schritt rückgängig machen. Sagen Sie ihm, was er anders machen soll, zum Beispiel nach Quartal statt nach Jahr, und er plant neu.
Nie wieder einen Ordner von Hand sortieren.
Kostenlos starten. Ordner hochladen oder Laufwerk verbinden, und fragen.